Jeśli jesteś nowym członkiem większego zespołu pracowników i masz ambicję jak najszybszego wywindowania w nim swojej pozycji. Jeśli chcesz zostać zauważony i doceniony, chcesz wyróżniać się spośród grona swoich współpracowników, przykuwać uwagę i wzbudzać zainteresowanie ale wydaje Ci się, że nie masz odpowiedniej siły przebicia, że jeszcze nie nastał twój czas, bo na należytą uwagę trzeba przecież czekać – cierpliwie...
Powiem bez ogródek: możesz się nie doczekać, twoje zasoby będą wykorzystywane przez innych i w sposób nie w pełni Cię satysfakcjonujący (w nie najgorszym przypadku) a twój potencjał będzie się marnował. W tej sytuacji nie zdziwi jeśli do pracy będziesz chodził coraz mniej chętnie, będziesz coraz bardziej zmęczony i sfrustrowany. Wypalenie zawodowe stanie się realnie wiszącym nad Tobą zagrożeniem.
Aby zażegnać to, wynikające z niesprzyjających okoliczności, niebezpieczeństwo wystarczy tylko wziąć inicjatywę w swoje ręce – efektywnie pomoże w tym prosta technika, którą nazwałem „Mównicą”. Jak sama nazwa wskazuje technika ta opiera się przede wszystkim na częstym zabieraniu głosu, może być z powodzeniem stosowana przez osoby pracujące w większym zespole, którego członkowie uczestniczą w naradach i spotkaniach służbowych. Takie spotkanie, w którym bierze udział większość pracowników naszej firmy (gdy jest ona niewielka), naszego wydziału lub departamentu (w przypadku dużych spółek lub korporacji) jest idealną okazją by zaistnieć w oczach kierownictwa, nie dać się stłamsić „opiekuńczym” współpracownikom z dłuższym stażem, odsłonić kompetencje, zademonstrować inicjatywę i pokazać własną wartość. Aby to osiągnąć należy odsunąć na bok skromność i po prostu zacząć mówić - najczęściej jak to tylko możliwe: zgłaszać własne pomysły, formułować opinie, przeprowadzać głośną analizę zagadnień, wyrażać panującą powszechnie opinię, ... . Częstym zabieraniem głosu dajemy sobie szansę zabłysnąć i urosnąć w oczach innych, po prostu pozwalamy sobie zaistnieć. W osiąganiu należnej nam pozycji nikt nas nie wyręczy - nie należy mieć co do tego jakichkolwiek złudzeń. Mównica jest tutaj niezwykle użytecznym i łatwym do opanowania narzędziem, dzięki któremu możemy uzyskać wpływ na kształt przedsięwzięć oraz samodzielnie wykreować nasz pozytywny wizerunek (dzięki temu zachowujemy kontrolę nad jego kształtem).
Z punktu widzenia autorytetu i zajmowanej w przedsiębiorstwie pozycji, idealne byłoby gdyby całe spotkanie przebiegało pod nasze dyktando i gdybyśmy zabierali głos cały czas: od samego początku do samego końca. Ponieważ z przyczyn merytorycznych, technicznych i psychologicznych (leżą one zarówno po naszej stronie, jak i po stronie reszty zespołu) jest to jednak niemożliwe Mównica podsuwa kilka istotnych zasad postępowania:
1) Zasada Inicjatywy
Jest najważniejszą i podstawową zasada Mównicy – z niej wynikają i na niej opierają się wszystkie opisane poniżej zasady. Inicjatywa to wola i działanie, bez nich nie możliwy jest postęp lecz jedynie stagnacja. Osiąganie pożądanego stanu wymaga podjęcia wewnętrznej decyzji, zmobilizowania wewnętrznej energii i przelanie jej na zewnątrz w postaci działania. Każdy dysponuje wolą i każdy może działać - najlepiej jak potrafi – w kierunku osiągnięcia pożądanego stanu. Reszta zależy do otoczenia, w którym działania są realizowane, okoliczności mogą być sprzyjające bądź nie – tego już nie kontrolujemy. Pewne jest natomiast, że bez własnego zaangażowania drastycznie zmniejszamy szanse na realizację własnych celów i dążeń. Właśnie dlatego przejawianie inicjatywy stanowi zasadę podstawową: może i powinna być stosowana w najróżniejszych aspektach życia (zakresem swoich zastosowań zasada Inicjatywy wykracza daleko poza Mównicę).
Wykorzystując tę zasadę zyskujemy dla samych siebie poczucie sprawstwa i siły, nabieramy wewnętrznego umiejscowienia kontroli. W technice Mównicy, dzięki inicjatywie możemy także przekonać o tych cechach innych. Nie wolno zatem siedzieć cicho, należy wręcz wykorzystać każdą okazję do wrzucenia swoich trzech groszy, wyartykułowania poglądów. Zgodnie z doktryną Mównicy nawet jeśli nie jesteśmy całkiem na bieżąco z aktualnym tematem posiedzenia należy zabierać na nim głos, oczywiście w sposób rozsądny np. rozpatrywać aspekty aktualnego zagadnienia z punktu widzenia dziedziny, w której sami jesteśmy specjalistami lub przynajmniej wiemy, że pozostali znają się na niej jeszcze słabiej od nas.
2) Zasada Mówienia
Jest najbardziej konkretnym zastosowaniem zasady inicjatywy w ramach Mównicy. Zasada mówienia oznacza, że podczas posiedzenia przejawiać inicjatywę (w postaci zabierania głosu) należy co najmniej trzykrotnie:
- na początku zebrania (efekt pierwszeństwa) – osoba zabierająca głos jako pierwsza w największym stopniu koncentruje na sobie uwagę (jeszcze przecież wypoczętych) uczestników zebrania. Moment rozpoczęcia spotkania jest najlepszym momentem by zabłysnąć, dlatego należy dołożyć wszelkich starań aby mówić jako pierwszy (no może zaraz po szefie). Nie tylko osoba mówiącego lecz również podejmowane przez niego w tym momencie zagadnienie zyskuje dodatkowe znaczenie. Wiedzą o tym doświadczeni uczestnicy spotkań negocjacyjnych, których celem jest np. zatwierdzenie nowych warunków. Problemów zgłaszanych na samym początku właściwie nie sposób jest później pominąć, a często zdarza się tak, że, urastając do rangi warunków wstępnych, determinują one przebieg całych zebrania, w ten sposób, iż bez ich pozytywnego zatwierdzenia nie możliwe jest pozytywne zamknięcie negocjacji.
- na końcu (efekt świeżości) – zabierając głos na samym końcu, mamy szanse ostatecznie wryć się w pamięć rozmówców, jako osoba aktywna. Tym samym niejako przypieczętowujemy swoją obecność, mamy też możliwość powtórzyć najważniejsze dla nas zagadnienia, których ranga rośnie, jako że pojawiając się na samym końcu, nie mają szansy na pełne domknięcie. W umysłach uczestników pozostaje więc otwarta przestrzeń, która pozwala łatwo wrócić do tego problemu w przyszłości, zwłaszcza że (zgodnie z efektem Zeigarnik) takie nierozpatrzone do końca problemy są najlepiej zapamiętywane.
- w środku (wzmocnienie obydwu efektów) – Zabieranie głosu w środku spotkania daje możliwość rozbudowania swojej wcześniejszej wypowiedzi, podkreślenia wagi zgłaszanego przez nas tematu i naszego weń zaangażowania, a wreszcie ukazaniu naszej aktywności. Solidnie wyartykułowane w środku zebrania zagadnienie, jest totalnym minimum, bo o ile bez wstępu i zakończenia można się jeszcze ostatecznie obyć, to bez znalezienia swojego miejsca w środku spotkania, nie mamy tam właściwie czego szukać.
Jeśli w sposób komplementarny zajmiemy początek, środek i koniec, możemy powiedzieć że za udział w tym zebraniu należy nam się 5 – a tym samym osiągnęliśmy już inauguracyjny sukces.
3) Zasada Uzupełniania
Najłatwiejsza a zarazem efektywna zasada, sprowadza się do uzupełniania wypowiedzi innych osób. Możemy odwoływać się do znanych nam faktów lub posiadanej wiedzy, doprecyzowując, lub rozszerzając podejmowane zagadnienia.
4) Zasada Pytania
Podczas zebrań bardzo dobrze jest zadawać kompetentne i trafne pytania ale takie na które odpowiedź jest nam przynajmniej częściowo znana. Pytań można zadać co najwyżej kilka - nie należy przecież zbytnio męczyć współpracowników, narażając ich autorytet.
5) Zasada Krytyki
Przedmiotem naszej krytyki mogą być ogólne zjawiska, lecz nieposzczególne osoby – nie krytykujemy nikogo personalnie. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa krytyka ma sens tylko wtedy kiedy służy jakiemuś celowi dlatego w posługiwaniu się nią zalecana jest daleko idąca ostrożność.
